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La Sezione Formazione in collaborazione con Veneto Lavoro provvede ogni anno ad inserire in ARS per ciascuna annualità, classe e sezione, il codice corso previsto per il sistema di monitoraggio allievi WEB A39, come da tabelle di raccordo pubblicate al seguente indirizzo web:
www.regione.veneto.it/web/formazione/moduli-fi alla voce "Sussudiarità IPS : Materiale (zip)"
Per verificare la classe e la sezione attribuiti al particolare codice si procede dalla sezione Dati Istituto e si clicca su Indirizzi di studio della scuola interessata.
Si sceglie la classe di interesse e si verifica il codice corso attribuito; è possibile modificarlo scegliendo uno dei valori indicati nella tendina del campo 'Codice corso A39'. In caso di assenza o errori nei codici rispetto a quanto riportato nelle tabelle di raccordo citate ad inizio paragrafo si prega di registrare una segnalazione sul forum di assistenza.
Se si dovesse saltare questo passaggio, all'inserimento in A39 delle anagrafiche si otterrebbe l'errore:
"Errore nella generazione dei dati per l'invio ad A39 (Codice A39 non trovato per classe=1, sezione='XYZ' e anno=2017/2018)!" (per esempio).
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Nel campo 'Data a cui si riferisce l'evento' si troverà indicata la data del giorno in cui si esegue la comunicazione
L'inserimento dovrà avvenire entro la scedenza prevista.
Dopo tale scadenza sarà ancora possibile effettuare inserimenti, ma gli stessi saranno registrati dal sistema informatico come iscrizioni in corso d'anno e quindi non come iscrizioni iniziali.
Nella griglia su indicata, i dati saranno automaticamente valorizzati.
Nel campo Annotazioni potranno essere inserite delle indicazioni che consentono all'operatore dell'ente che effettua la comunicazione di identificare facilmente il documento.
Per continuare si procede al salvataggio della scheda, cliccando su "Procedi", si crea così la comunicazione.
Creata la comunicazione, si continua con l'inserimento dei soggetti collegati a quella comunicazione cliccando sul tasto "Aggiungi SoggettiSoggetto/i".
Si clicca su Aggiungi soggetti e si visualizza un form di ricerca che permetterà di visualizzare l'elenco dei soggetti che sono iscritti presso l'ente.
Sulla stessa finestra, come visualizzato, si ha la possibilità di inserire altri dati aggiuntivi del soggetto.
Selezionare la classe e sezione corrispondente al corso di interesse come da tabella di raccordo predisposta dalla Sezione Formazione (si veda par.3). I dati visualizzati nel riquadro "Dati aggiuntivi per le righe inserite" saranno trasferiti automaticamente nella comunicazione a tutti gli studenti selezionati.
A questo punto occorre selezionare i soggetti che faranno parte di questa classe e sezione; cliccare sopra il campo "Sel.". Selezionati tutti i soggetti interessati cliccare "Aggiungi soggetti al documento". 
Completata la comunicazione si clicca su "Conferma documento" e la comunicazione verrà inviata ad Ars. 
| Note | ||
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La comunicazione "100_A39 - |
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inserimento soggetto/i IPS" non |
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può essere annullata |
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! In caso di inserimenti errati |
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di deve procedere al "Ritiro" dello studente da A39 e |
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quindi ad un nuovo inserimento nella classe corretta. |
4.2 Verifica dei codici fiscali con Agenzia delle Entrate (ADE)
A partire dal corrente dall'anno scolastico, 2017/2018, in analogia a quanto effettuato con il software A39, è stata implementata in Ars la verifica dei codici fiscali con l'Agenzia delle Entrate – ADE – mediante strumenti automatici di verifica.
Le comunicazioni degli allievi in ARS, che verranno automaticamente trasmesse ad
A39, richiederanno quindi una preventiva verifica dei codici fiscali.
Al momento dell'inserimento della comunicazione di ISCRIZIONE ("100_A39 - Inserimento soggetto/i IPS") la procedura potrà essere completata solamente se tutti i codici fiscali ivi contenuti saranno stati preventivamente verificati.
4.2.1 Gestione degli errori nella comunicazione
a. Errore: "ILCODICE FISCALE XXXYYY… non è stato sottoposto a verifica"
La comunicazione 100_A39 - Inserimento soggetto/i IPS si ferma in errore se contiene anagrafiche con codice fiscale non verificato, l'errore viene indicato nella riga del codice fiscale interessato.
Si potrà forzare la verifica dei codici fiscali contenuti nella comunicazione con il nuovo tasto 'VERIFICA CODICI FISCALI'.
Si otterrà il seguente avviso: 
Una volta accertati che tutti i codici fiscali sono verificati e corretti si potrà confermare definitivamente la comunicazione con il tasto 'CONFERMA COMUNICAZIONE'.
b. Errore: "IL CODICE FISCALE XXXYYY… X XXYYY… è corretto ma alcuni dati anagrafici sono difformi. Si prega di correggere i dati difformi dalla scheda anagrafica"
La comunicazione 100_A39 - Inserimento soggetto/i IPS si ferma in errore se contiene anagrafiche con codice fiscale verificato, ma dalla cui verifica emerge una difformità tra i dati anagrafici della scheda dello studente in Ars e i dati dell'ADE.
Per risolvere questa situazione, nella sezione ALUNNI di Ars, nella scheda dell'alunno, è stata inserita una funzione per la verifica con ADE di un singolo codice fiscale.
Accanto al codice fiscale appare la descrizione che ricorda se già controllato o meno e, nella parte alta della scheda, il tasto 'VERIFICA CON ADE' permette di forzare la verifica. 
Al termine della verifica il programma permette all'operatore di allineare i dati Ars sulla base dei dati dell'ADE cliccando sul taso tasto 'CONFERMA DATI ADE'.
Solo dopo questa operazione sarà possibile tornare nella comunicazione 100_A39 - Inserimento soggetto/i IPS e cliccare su 'CONFERMA COMUNICAZIONE'.
c. Errore: "IL CODICE FISCALE XXXYYY… non ha superato la verifica"
In questi casi non sarà possibile inserire il dato in A39, occorrerà inserire in ARS
un'anagrafica corretta diversa dalla precedente.
4.3 Comunicazione per ritiro dati da A39
Funziona esattamente come la precedente, serve per annullare errati inserimenti oppure per ritirare da una classe un allievo che si sia effettivamente ritirato o che semplicemente abbia nel corso dell'anno cambiato classe o scuola.
4.4 Cruscotto di monitoraggio: Verifica del buon fine della comunicazione verso A39
Nel menu laterale di Gestione Comunicazioni è presente la voce 'Situazione A39':
Cliccando su Situazione A39 si accede al Cruscotto di monitoraggio delle comunicazioni che inviano i dati ad A39.
Il cruscotto è costituito da un form di ricerca, nella parte superiore, e da un quadro che riassume quante anagrafiche siano rispettivamente 'Inviate', 'In errore' e 'Da inviare' nella procedura che inoltra i dati verso A39.
L'attenzione va focalizzata sulla colonna delle comunicazioni 'In errore': il numero di comunicazioni indicato costituisce un link verso l'elenco dei codici fiscali interessati;
Essendo stato attivato il controllo descritto al punto 4.2 la situazione dovrebbe essere sempre come quella illustrata in figura.