Alunno. Si intende in generale un allievo di una scuola di qualsiasi ordine e grado.
Comunicazione. E' intesa come una sorta di documento che ogni scuola (o in generale ogni ente) comunica al sistema. La comunicazione può essere in uno stato di bozza (aperta) ovvero ancora in fase di compilazione oppure già inviata al sistema e correttamente processata (chiusa). Le comunicazioni Ars hanno lo scopo di censire la movimentazione sugli allievi: infatti le variazioni allo stato degli allievi (dati anagrafici, dati scolastici, eventi scolastici, ecc) non avvengono modificando direttamente le anagrafiche degli allievi bensì inviando una comunicazione.
Ente. Si intende qualsiasi entità che dipenda da un Ente Formatore. Per esempio tutte le scuole di un certo istituto scolastico. Per estensione, in Ars si intendono anche i Centri per l'impiego e le Scuole di Formazione Professionale.
Ente formatore. Si intende in ARS un istituto scolastico oppure un Centro per l'impiego oppure una Scuola professionale. L'uso proprio del termine riguarda solo gli istituti scolastici ma in Ars tutte le altre entità sono strutturate nel medesimo modo. Ogni Ente formatore comprende uno o più enti.
Soggetto. Si intende una persona fisica che può essere un allievo di una scuola (in senso lato, come per esempio un allievo in istruzione parentale) oppure un evasore scolastico di competenza di un centro per l'impiego. Vedasi anche alunno