Dopo aver selezionato la scuola e la causale si procede con la generazione della comunicazione. Una delle alternative è quella di usare un file di testo che consente di risparmiare un po' di tempo sulla digitazione manuale.

In particolare si può usare il file arof.txt, utile per generare la comunicazione a partire da dati già preconfezionati.

Per utilizzare il file arof.txt si deve selezionare il corrispondente tipo di file come in figura e quindi sfogliare le proprie cartelle per la selezione del file preparato.

Appare il bottone "procedi" al posto di "procedi senza allegare" che utilizza i dati del file di testo per la generazione delle righe, con evidente risparmio di tempo. E' importante che il file sia preparato con cura per evitare di introdurre problemi che possano inficiare la celerità della operazione.

Il formato del file arof.txt e un file di testo senza intestazioni di tipo "tab separated", ovvero, i dati sono disposti in maniera ordinata una riga per ogni allievo e separati dal carattere di tabulazione.

Il modo più semplice di ottenere il file arof.txt è quello di operare con uno spreasheet come MS Excel oppure Openoffice e di esportare il file nel formato tab separated (carattere di tabulazione come separatore) come nella figura sottostante.

E' possibile partire da un foglio predefinito, modificarlo aggiungendo le righe necessarie e mantenendo la formattazione e le colonne. Ecco un esempio di foglio Excel da scaricare ed il corrispondente foglio Openoffice.